五個秘訣讓句子漂亮

英文溝通已經成為全球化社會的必備工具,英文書信往來即是很重要的一環。但是,常常有人覺得自己的英文信,不是辭不達意,就是又臭又長。

其實,只要善用一些訣竅,就會讓一切不一樣。學會以下5個秘訣,讓你的英文信件看起來專業又漂亮!

1、簡潔文字

商業信件首重清楚明瞭,文字簡潔不拖泥帶水,許多介系詞就有這種功用。

「to」表示「為了」(是in order to的省略),常用做一個句子的開頭,直接說明目的,例如:

To cut the company’s spending, we decided to eliminate one department.

(為了減少公司的支出,我們決定刪減一個部門)。

「with」表示「有」,用「with」取代「have」或其他動詞,會讓句子更清楚。例如:

The flow has become much larger after we used this system.

(我們用了這個系統之後流量變的大多了)

如果用「with this system」取代「after」的子句,整句就會更簡潔:The flow has become much larger with this system.。

2、善用專業的介系詞片語

許多「介系詞片語」能清楚表示意思並且讓句子看起來更專業。例如:

according to / on the basis of / in light of:根據 / 按照

because of / due to / owing to:因為 / 由於

on behalf of:代表

make use of:運用

by means of:藉由

as far as:就…的限度 / 在…的範圍

at the risk of:冒著…的危險

這些好用的介系詞片語,都可以讓句子看起來更加專業。唯一要注意的就是,這些片語後面都接名詞而非子句,例如:

I am here on behalf of my company. (我在這裡代表我的公司)。

3、用對「假設語氣」

在商用信件裡,「if」和「would / could have p.p.」是最常見的「假設語氣」。

「if」常用做假設可能發生的事,句子用「現在」或「未來」表示,例如以下這句的前後時態差異,是為了突顯事情先後的條件。

If the company earns more than 1,000,000, year-end bonuses will be doubled.

(如果公司賺超過一百萬,年終獎金將會加倍)

「would / could have p.p」則表示和過去發生的事情相反,例如:

The sales number would have gone up if it had not been for the natural disaster.

(要不是自天災,銷售數字應該會上升。)

4、「祈使句」讓句子漂亮

「祈使句」的重點就是「要求對方做…」,在信件往來很常用到,通常做為「強調」的用法。例如:

Notice that the shipment will be arrived in 5 days.

(注意貨物將在五天後抵達)

如果本句前面再加上「You should」,雖然結構沒問題,但句子就顯得累贅。

另外,Let me…「讓我…」也是很常見的開頭,例如

Let me give you the catalogue regarding to the latest products.

(這是最新產品的型錄)

5、選對有邏輯關係的副詞

許多副詞都有轉折句意的功能,在句子之間可做為很好的潤滑劑。寫法上記得和「連接詞」區分,將副詞放在句首加上逗點,或者插入句中。例如:

Most of the employees, however, do come to work on time.

(然而,大部份的員工都準時上班)。

Therefore, it is possible to boost the sales.

(因此,增加銷售量是有可能的)。

還有一些好用的副詞如「nonetheless」(但是)、「nevertheless」(雖然如此)、「otherwise」(否則)、「hence」(因此)。

下回要寫英文信時,不妨在寫完後,再檢查一遍,有哪些地方是可以應用上述5個訣竅改得更漂亮的?只要調整小地方,立刻讓你的英文信專業大加分。

圖文來源:thenewslens

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